Kê khai chi phí có hóa đơn – Hướng dẫn chi tiết theo quy định thuế
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp nào cũng phát sinh các khoản chi phí liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi đều được kê khai là chi phí hợp lệ, kể cả khi đã có hóa đơn. Vậy kê khai chi phí có hóa đơn như thế nào để được chấp nhận, tránh rủi ro khi quyết toán thuế?
Hãy cùng tìm hiểu kỹ các điều kiện, quy trình và lưu ý quan trọng trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn có phải là điều kiện duy nhất để chi phí được kê khai?
Câu trả lời là không.
Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, để chi phí được tính là chi phí hợp lý (được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN), cần thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
Có chứng từ thanh toán hợp lý (nếu > 20 triệu phải chuyển khoản).
Phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Không nằm trong danh sách chi phí bị loại trừ (ví dụ: chi lương không có hợp đồng, chi quà tặng vượt mức…).
2. Hóa đơn như thế nào được coi là hợp lệ?
Một hóa đơn được xem là hợp lệ khi:
Là hóa đơn điện tử, có mã xác thực từ Tổng cục Thuế.
Có đầy đủ các thông tin: tên người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất, chữ ký số.
Được xuất đúng thời điểm giao hàng/cung cấp dịch vụ.
Được lưu trữ đầy đủ cả định dạng XML và PDF để phục vụ kiểm tra thuế.
Bạn có thể tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn tại:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
3. Cách kê khai chi phí có hóa đơn đúng quy định
✅ Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
Đối chiếu nội dung hóa đơn với thực tế giao dịch.
Đảm bảo thông tin trên hóa đơn chính xác và trùng khớp với hợp đồng (nếu có).
✅ Bước 2: Chuẩn bị chứng từ đi kèm
Hợp đồng kinh tế (bắt buộc với dịch vụ hoặc giá trị lớn).
Biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
Chứng từ thanh toán hợp lệ:
Nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên → bắt buộc chuyển khoản qua ngân hàng.
✅ Bước 3: Hạch toán vào phần mềm kế toán
Ghi nhận chi phí đúng tài khoản kế toán.
Đối chiếu định kỳ với bảng kê khai thuế để không bị sót.
✅ Bước 4: Kê khai trên tờ khai thuế GTGT và thuế TNDN
Hóa đơn GTGT đầu vào được đưa vào mẫu 01/GTGT để khấu trừ thuế (nếu đủ điều kiện).
Đồng thời, chi phí được ghi vào báo cáo quyết toán thuế TNDN cuối năm.
4. Ví dụ thực tế
Tình huống: Công ty A mua phần mềm kế toán từ nhà cung cấp B với giá 30 triệu đồng (đã có VAT 10%).
Các bước kê khai đúng:
Hóa đơn hợp lệ:
Hóa đơn điện tử từ công ty B, có mã xác thực.
Nội dung: “Phần mềm kế toán bản quyền 1 năm”.
Chứng từ kèm theo:
Hợp đồng dịch vụ ký giữa A và B.
Phiếu thu của công ty B.
Sao kê ngân hàng chứng minh công ty A đã chuyển khoản.
Hạch toán kế toán:
Nợ TK 642 (chi phí quản lý)
Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào)
Có TK 112 (tiền gửi ngân hàng)
Kê khai thuế:
Thuế GTGT được khấu trừ.
Chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
5. Những sai lầm thường gặp khi kê khai chi phí có hóa đơn
| Sai lầm | Hậu quả |
|---|---|
| Hóa đơn hợp lệ nhưng thanh toán tiền mặt > 20 triệu | Không được khấu trừ thuế GTGT |
| Chỉ có hóa đơn, không có hợp đồng/biên bản | Dễ bị loại chi phí khi thanh tra |
| Hóa đơn từ công ty “ma”, không hoạt động thực tế | Có thể bị xử phạt, truy thu hoặc truy tố hình sự |
| Hóa đơn không ghi đúng mã số thuế bên mua | Không được kê khai, không khấu trừ được |
6. Khi nào nên nhờ dịch vụ kế toán hỗ trợ?
Nếu doanh nghiệp bạn:
Không có kế toán nội bộ chuyên sâu.
Có số lượng hóa đơn lớn mỗi tháng.
Cần đảm bảo an toàn khi quyết toán thuế.
👉 Hãy sử dụng dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp:
Rà soát hóa đơn và chứng từ đầy đủ.
Hạch toán đúng chuẩn mực kế toán.
Kê khai thuế đúng hạn, đúng quy định.
Đại diện làm việc với cơ quan thuế khi cần.
7. Một số câu hỏi thường gặp khi kê khai chi phí có hóa đơn
❓ Có hóa đơn rồi, có cần thêm hợp đồng không?
➡ Có, đặc biệt là với dịch vụ hoặc hóa đơn > 20 triệu đồng. Hợp đồng giúp chứng minh tính hợp lý và phục vụ kiểm tra thuế.
❓ Hóa đơn xuất sau 1 tháng có được kê khai không?
➡ Có, miễn là chưa kê khai trước đó và không nằm trong kỳ đã quyết toán thuế. Bạn có thể kê khai bổ sung.
❓ Kê khai chi phí không có hóa đơn được không?
➡ Đa số các khoản chi đều cần hóa đơn. Một số chi phí không bắt buộc có hóa đơn như:
Lương nhân viên (có hợp đồng, bảng lương).
Chi BHXH (nộp theo quy định).
Chi phí khấu hao tài sản.
Kết luận
Kê khai chi phí có hóa đơn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật, vừa tối ưu thuế phải nộp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo:
Hóa đơn phải hợp lệ, hợp pháp, đúng nội dung.
Có đầy đủ hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán.
Hạch toán đúng chuẩn và kê khai đúng kỳ.
Việc chủ động kiểm tra, lưu trữ và xử lý đúng hóa đơn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí về sau.
Đọc thêm: Tại đây
Pingback: Cách nhận biết hóa đơn hợp pháp cho doanh nghiệp - banhoadondo