Table of Contents

Mua hóa đơn điện tử – Hướng dẫn hợp pháp và tránh rủi ro

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc để ghi nhận giao dịch, kê khai thuế và hợp thức hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có sẵn hóa đơn hợp lệ khi cần. Khi đó, mua hóa đơn điện tử là giải pháp được nhiều đơn vị nghĩ đến. Vậy mua hóa đơn điện tử thế nào để hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý? Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, ký số, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có:

Mã cơ quan thuế (với hóa đơn có mã).
Chữ ký số của bên bán.
Đầy đủ thông tin giao dịch: bên bán, bên mua, hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất.
Định dạng dữ liệu chuẩn (XML, PDF).

nua-hoa-don-dien-tu — Mua hóa đơn điện tử

Vì sao có nhu cầu mua hóa đơn ?

Bổ sung đầu vào để khấu trừ thuế: Doanh nghiệp có doanh thu cao nhưng thiếu hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Hợp thức hóa chi phí: Có chi phí thật nhưng không có hóa đơn.
Khách hàng yêu cầu: Đối tác, công ty yêu cầu xuất hóa đơn VAT để thanh toán.
Doanh nghiệp mới thành lập: Chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng cần xuất gấp.

Mua hóa đơn điện tử có hợp pháp không?

Hợp pháp: Khi đi kèm giao dịch thật về hàng hóa/dịch vụ, có hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán đúng quy định.
Bất hợp pháp: Khi chỉ mua hóa đơn khống, không có giao dịch thật. Đây là hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 và có thể bị xử lý hình sự.

Cách mua hóa đơn hợp pháp

1. Mua kèm giao dịch hàng hóa/dịch vụ thật

Ký hợp đồng rõ ràng.
Có chứng từ giao nhận, biên bản nghiệm thu.
Thanh toán chuyển khoản nếu giá trị > 20 triệu đồng.

2. Mua qua đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp

Chọn công ty có pháp nhân rõ ràng, mã số thuế hợp lệ, ngành nghề phù hợp.
Nhận hóa đơn điện tử có mã xác thực từ Tổng cục Thuế.
Lưu trữ đầy đủ hợp đồng, chứng từ, hóa đơn để giải trình khi cần.

3. Xin cấp hóa đơn điện tử từng lần tại cơ quan thuế

Áp dụng cho cá nhân hoặc hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn thường xuyên.
Cần nộp tờ khai thuế, hợp đồng, chứng từ thanh toán.

Các bước mua hóa đơn an toàn

Xác định nhu cầu: Nội dung dịch vụ/hàng hóa và giá trị hóa đơn.
Tìm đối tác uy tín: Doanh nghiệp thật, hoạt động bình thường, có thể tra cứu.
Ký hợp đồng và thanh toán: Thực hiện đúng phương thức thanh toán.
Nhận hóa đơn điện tử: Có mã cơ quan thuế, chữ ký số, thông tin chính xác.
Lưu trữ hồ sơ: Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán.

Lưu ý khi mua hóa đơn điện tử

❗ Không mua hóa đơn khống hoặc từ công ty “ma”.
✅ Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
❗ Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng, bắt buộc thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT.
✅ Nội dung hóa đơn phải phù hợp ngành nghề của bên bán.

Rủi ro khi mua hóa đơn điện tử không hợp pháp

Rủi ro	Hậu quả
Mua hóa đơn khống	Bị truy thu thuế, loại chi phí, không khấu trừ VAT
Hóa đơn từ công ty “ma”	Hóa đơn vô hiệu, bị điều tra
Thiếu chứng từ kèm theo	Không chứng minh được giao dịch thật
Vi phạm pháp luật	Phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự

Câu hỏi thường gặp

❓ Mua hóa đơn điện tử có được khấu trừ thuế không?

➡ Có, nếu hóa đơn hợp lệ, có giao dịch thật, chứng từ đầy đủ và thanh toán đúng quy định.

❓ Cá nhân có thể mua hóa đơn điện tử không?

➡ Có, thông qua việc xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế hoặc nhờ đơn vị có pháp nhân xuất thay.

❓ Mua hóa đơn điện tử ở đâu an toàn?

➡ Ở các doanh nghiệp uy tín, hoạt động bình thường, có pháp nhân rõ ràng và xuất hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Kết luận

Mua hóa đơn chỉ an toàn và hợp pháp khi gắn liền với giao dịch thật, có hợp đồng, chứng từ thanh toán, hóa đơn điện tử hợp lệ và mã xác thực từ cơ quan thuế. Doanh nghiệp và cá nhân cần tránh tuyệt đối hóa đơn khống để không vướng rắc rối pháp lý và mất uy tín kinh doanh.

Tra cứu: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

Mua hóa đơn điện tử