Cách nhận biết hóa đơn hợp pháp – Hướng dẫn chi tiết doanh nghiệp cần biết

Trong hoạt động kế toán và quản lý thuế, việc sử dụng hóa đơn hợp pháp là điều bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán chi phí hợp lý và tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập – vẫn chưa hiểu rõ cách nhận biết hóa đơn hợp pháp và dễ bị vướng vào sai phạm khi sử dụng hóa đơn không đủ điều kiện.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết hóa đơn hợp pháp theo đúng quy định pháp luật, từ đó sử dụng đúng – đủ – an toàn trong mọi giao dịch.

Hóa đơn hợp pháp là gì? Cách nhận biết hóa đơn hợp pháp ra sao?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn được coi là hợp pháp khi:

• Được lập đúng mẫu, đúng thời điểm phát sinh giao dịch.

• Phát hành bởi tổ chức, cá nhân có quyền phát hành hóa đơn.

• Có đầy đủ nội dung theo quy định.

• Có chữ ký số hợp lệ và mã xác thực từ Tổng cục Thuế nếu là hóa đơn điện tử.

• Phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tại sao cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn? 

Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến các rủi ro nghiêm trọng:

• Bị loại chi phí, không được hạch toán hợp lệ.

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Bị truy thu, phạt chậm nộp và xử lý hành chính, thậm chí hình sự.

• Ảnh hưởng đến uy tín tài chính và báo cáo kiểm toán.

Cách nhận biết hóa đơn hợp pháp theo quy định thuế

Dưới đây là những tiêu chí quan trọng bạn cần kiểm tra:

✅ 1. Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Từ ngày 1/7/2022, mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, không còn dùng hóa đơn giấy trừ trường hợp đặc biệt.

Hóa đơn điện tử hợp pháp cần có:

• Định dạng XML + PDF.

• Chữ ký số của đơn vị phát hành.

• Mã cơ quan thuế (trừ một số doanh nghiệp đặc biệt dùng hóa đơn không có mã).

Bạn có thể kiểm tra trên cổng:

👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn

✅ 2. Thông tin người bán – người mua chính xác

Hóa đơn phải ghi đúng:

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.

• Mã số thuế phải đúng với thông tin đăng ký trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bạn có thể tra cứu mã số thuế tại:

👉 https://tracuunnt.gdt.gov.vn

✅ 3. Nội dung hóa đơn rõ ràng, đầy đủ

Một hóa đơn hợp pháp cần có các nội dung:

• Ngày lập hóa đơn.

• Số hóa đơn, ký hiệu.

• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế.

• Tổng tiền thanh toán.

❌ Không nên sử dụng hóa đơn có nội dung mơ hồ, không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

✅ 4. Có chữ ký số hợp lệ của bên bán

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của bên bán để đảm bảo tính xác thực. Nếu thiếu chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ → hóa đơn có thể bị coi là không hợp pháp.

✅ 5. Được xuất đúng thời điểm phát sinh giao dịch

• Hóa đơn cần được lập tại thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

• Trường hợp hóa đơn xuất chậm quá 7 ngày kể từ ngày giao dịch có thể bị coi là sai thời điểm.

✅ 6. Có chứng từ thanh toán hợp lệ

• Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ chuyển khoản ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT.

Một số dấu hiệu cảnh báo hóa đơn không hợp pháp

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn hợp pháp và cách nhận biết hóa đơn hợp pháp

1. Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

2. Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”

3. Nhập các thông tin:

   • Mã số thuế người bán

   • Số hóa đơn

   • Ký hiệu hóa đơn

   • Mã tra cứu (nếu có)

4. Kiểm tra xem hóa đơn có hiển thị thông tin chi tiết và đúng với file nhận được hay không.

Lưu ý khi lưu trữ và cách nhận biết hóa đơn hợp pháp

• Lưu cả file PDF và XML của hóa đơn điện tử.

• In bản sao kèm hồ sơ kế toán để đối chiếu.

• Gắn mã QR hoặc mã tra cứu nếu gửi cho đối tác.

• Không chỉnh sửa hóa đơn gốc bằng phần mềm văn bản thông thường.

Câu hỏi thường gặp về cách nhận biết hóa đơn hợp pháp

❓ Hóa đơn điện tử không có mã có hợp pháp không?

➡ Có, nhưng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp được Tổng cục Thuế cho phép sử dụng hóa đơn không có mã (ví dụ: tập đoàn lớn, ngân hàng, xăng dầu…).

❓ Hóa đơn sai tên công ty, có được khấu trừ thuế?

➡ Không. Hóa đơn sai tên hoặc mã số thuế người mua sẽ không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT.

❓ Có thể kê khai hóa đơn đầu vào cũ không?

➡ Có, nếu hóa đơn chưa kê khai trước đó và doanh nghiệp vẫn đang hoạt động bình thường.

Kết luận về cách nhận biết hóa đơn hợp pháp

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng cách nhận biết hóa đơn hợp pháp là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai thuế minh bạch, tiết kiệm chi phí và tránh các rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán và sử dụng các công cụ tra cứu chính thống để đảm bảo tính xác thực của hóa đơn.

Đọc thêm: Tại đây