Hóa đơn vận chuyển hàng hóa – Quy định, quy trình và những lưu ý cần biết

Trong lĩnh vực logistics và vận tải, hóa đơn vận chuyển hàng hóa là chứng từ bắt buộc khi cung cấp dịch vụ vận chuyển cho khách hàng. Đây không chỉ là căn cứ pháp lý để thanh toán và kê khai thuế mà còn là tài liệu quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả bên vận chuyển và bên thuê vận chuyển. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn vận chuyển hàng hóa là gì, khi nào cần xuất, cách lập và những lưu ý quan trọng để hóa đơn hợp lệ.

Hóa đơn vận chuyển hàng hóa là gì?

Hóa đơn vận chuyển  là loại hóa đơn được lập khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa cho khách hàng.

Trên hóa đơn sẽ thể hiện các thông tin quan trọng như:

• Thông tin bên bán (đơn vị vận chuyển) và bên mua (khách hàng).

• Loại hàng hóa, quãng đường hoặc tuyến đường vận chuyển.

• Trọng lượng hoặc khối lượng hàng hóa.

• Đơn giá, số lượng, thành tiền.

• Thuế suất GTGT và số tiền thuế.

• Tổng số tiền thanh toán.

Từ ngày 01/07/2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn vận chuyển hàng hóa đều phải là hóa đơn điện tử (trừ trường hợp đặc biệt).

Khi nào cần xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa?

Doanh nghiệp vận tải hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ vận chuyển phải xuất hóa đơn trong các trường hợp sau:

1. Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa cho khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân yêu cầu hóa đơn.

2. Giá trị dịch vụ từ 200.000 VNĐ trở lên (hoặc thấp hơn nhưng khách yêu cầu hóa đơn).

3. Khách hàng cần hóa đơn để hạch toán chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT.

Quy trình xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa

1. Chuẩn bị thông tin hóa đơn

• Tên, địa chỉ, mã số thuế bên mua.

• Chi tiết dịch vụ: loại hàng, quãng đường, số chuyến, thời gian vận chuyển.

2. Lập hóa đơn điện tử

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận.

• Nhập đầy đủ thông tin giao dịch.

3. Ký số và gửi hóa đơn

• Ký bằng chữ ký số của đơn vị vận tải.

• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc hệ thống quản lý.

4. Lưu trữ hóa đơn

• Lưu file XML và PDF tối thiểu 10 năm theo quy định.

• Có thể tra cứu tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Thuế suất GTGT đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa

• Thuế suất GTGT 10%: Áp dụng cho dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa.

• Thuế suất GTGT 0%: Áp dụng cho dịch vụ vận tải quốc tế khi đáp ứng điều kiện về chứng từ, hợp đồng và thanh toán qua ngân hàng.

Doanh nghiệp cần xác định đúng thuế suất để tránh sai sót và bị truy thu.

Điều kiện để hóa đơn vận chuyển hàng hóa hợp lệ

1. Có giao dịch vận chuyển thật.

2. Thông tin trên hóa đơn đầy đủ và chính xác.

3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và chữ ký số hợp lệ.

4. Có chứng từ kèm theo:

   • Hợp đồng vận tải.

   • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu có).

   • Biên bản giao nhận hàng hóa.

   • Chứng từ thanh toán (bắt buộc chuyển khoản nếu > 20 triệu VNĐ).

Lưu ý khi xuất hóa đơn vận 

• ❗ Không xuất hóa đơn khống khi chưa thực hiện dịch vụ.

• ✅ Nếu giá trị hóa đơn trên 20 triệu VNĐ, phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.

• ✅ Mô tả dịch vụ rõ ràng, chi tiết để dễ đối chiếu khi cần.

• ❗ Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi phát hành để tránh sai sót.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Câu hỏi thường gặp

❓ Cá nhân có thể xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa không?

➡ Có, nếu đăng ký hộ kinh doanh, có mã số thuế, chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử.

❓ Hóa đơn vận chuyển  có khấu trừ thuế GTGT được không?

➡ Có, nếu hóa đơn hợp lệ, có chứng từ đầy đủ và thanh toán đúng quy định.

❓ Có cần hợp đồng vận tải khi xuất hóa đơn không?

➡ Cần, để chứng minh giao dịch thật và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

Kết luận

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ bắt buộc khi cung cấp dịch vụ vận tải, giúp minh bạch tài chính và đảm bảo quyền lợi pháp lý cho cả hai bên. Việc lập hóa đơn đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp vận tải tránh rủi ro, tối ưu thuế và tạo uy tín với khách hàng. Nếu bạn chưa quen thủ tục, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn vận chuyển từ đơn vị uy tín để tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn pháp lý.

Đọc thêm: Tại đây

Tra cứu: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal