Cách kê khai hóa đơn đầu vào – Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp
Trong hoạt động kế toán, việc kê khai thuế là công việc bắt buộc và định kỳ mà doanh nghiệp cần thực hiện. Trong đó, cách kê khai hóa đơn đầu vào đúng và hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), giảm nghĩa vụ thuế, đồng thời đảm bảo tính minh bạch sổ sách khi quyết toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A đến Z về cách kê khai hóa đơn đầu vào đúng quy định mới nhất năm 2025.
Hóa đơn đầu vào là gì và cách kê khai hóa đơn đầu vào ra sao?
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử) do bên bán cung cấp cho doanh nghiệp bạn khi mua hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thông qua hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể:
Hạch toán chi phí hợp lệ.
Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Xác minh tính hợp pháp của giao dịch với bên cung cấp.
Điều kiện để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT
Trước khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn đầu vào đạt các điều kiện sau:
Là hóa đơn hợp pháp: Có mã số thuế, chữ ký số, mã tra cứu từ cơ quan thuế.
Có đầy đủ chứng từ đi kèm: Hợp đồng, biên bản giao hàng, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản.
Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng (chuyển khoản qua ngân hàng).
Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào
Từ năm 2020 trở đi, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp được kê khai hóa đơn đầu vào trong thời gian không giới hạn, miễn là:
Hóa đơn chưa được kê khai lần nào.
Doanh nghiệp vẫn đang hoạt động, không bị đóng mã số thuế.
Ví dụ: Một hóa đơn đầu vào phát hành từ tháng 2/2023, bạn có thể kê khai trong tháng 8/2025 nếu chưa khai trước đó.
Cách kê khai hóa đơn đầu vào trên phần mềm HTKK hoặc eTax
Bước 1: Chuẩn bị hóa đơn và chứng từ
Hóa đơn điện tử: định dạng XML + bản PDF.
Sao kê ngân hàng nếu thanh toán chuyển khoản.
Hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng (nếu có).
Bước 2: Đăng nhập phần mềm kê khai thuế
Truy cập phần mềm HTKK (hỗ trợ kê khai thuế) hoặc hệ thống eTax của Tổng cục Thuế:
👉 https://thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 3: Vào mục “Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý”
Chọn mẫu: 01/GTGT (áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ).
Bước 4: Nhập thông tin hóa đơn đầu vào
Tại bảng kê hóa đơn mua vào, bạn cần điền:
Tên người bán, mã số thuế.
Số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn.
Giá trị chưa thuế, thuế suất (0%, 5%, 10%).
Số tiền thuế GTGT được khấu trừ.
Lưu ý: Nếu hóa đơn là hàng hóa chịu thuế 0% hoặc không chịu thuế, vẫn cần kê khai nhưng không khấu trừ.
Bước 5: Kiểm tra, ký số và nộp tờ khai
Sau khi hoàn tất kê khai:
Ký số bằng USB token (chữ ký số).
Nộp trực tuyến trên hệ thống thuế.
Kiểm tra trạng thái hồ sơ đã gửi thành công.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng cách kê khai hóa đơn đầu vào sai
❌ Hóa đơn không hợp lệ
Ví dụ: Hóa đơn không có mã cơ quan thuế, sai tên công ty, mã số thuế,… sẽ không được chấp nhận.
❌ Kê khai sai thông tin
Điền sai thuế suất, sai mã số thuế người bán, sai ngày hóa đơn,… dẫn đến sai số thuế được khấu trừ.
❌ Kê khai trùng hóa đơn
Một hóa đơn chỉ được kê khai một lần duy nhất. Nếu kê trùng, hệ thống sẽ báo lỗi hoặc doanh nghiệp bị xuất toán khi quyết toán.
Cách xử lý khi dùng cách kê khai hóa đơn đầu vào sai
Nếu đã nộp tờ khai nhưng phát hiện sai sót, bạn cần:
Lập tờ khai bổ sung (chọn kỳ bị sai).
Chọn “Tờ khai bổ sung” → nhập lại dữ liệu đúng.
Gửi kèm bảng giải trình sai sót (mẫu 01/KHBS).
Ký số và nộp lại trên hệ thống eTax.
Lưu ý: Cần làm trong thời gian sớm nhất để tránh bị xử phạt.
Cách kê khai hóa đơn đầu vào theo tháng hay theo quý?
Doanh nghiệp được lựa chọn kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý tùy theo doanh thu:
Doanh thu năm trước < 50 tỷ: được kê khai theo quý.
Doanh thu ≥ 50 tỷ: bắt buộc kê khai theo tháng.
Việc kê khai đúng chu kỳ sẽ giúp tránh tình trạng nộp sai kỳ, dẫn đến sai lệch số liệu thuế.
Dịch vụ hỗ trợ kê khai hóa đơn đầu vào
Nếu doanh nghiệp bạn:
Không có kế toán chuyên môn.
Không nắm rõ nghiệp vụ kê khai thuế.
Cần kê khai hóa đơn đầu vào gấp.
👉 Bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc dịch vụ kê khai hóa đơn đầu vào từ các công ty uy tín. Họ sẽ:
Rà soát hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Kê khai đúng biểu mẫu.
Nộp tờ khai đúng hạn.
Đại diện làm việc với cơ quan thuế nếu có phát sinh.
Kết luận cách kê khai hóa đơn đầu vào
Hiểu và thực hiện đúng cách kê khai hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế GTGT mà còn đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch, tránh rủi ro khi quyết toán thuế. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của kế toán chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí không cần thiết.
Đọc thêm: Tại đây
Tra cứu tại: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal
Pingback: Hạch toán hóa đơn hợp lệ trong doanh nghiệp - banhoadondo