Dịch vụ hóa đơn điện tử – Giải pháp nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc với mọi doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng sẵn sàng để triển khai hoặc tự quản lý việc phát hành hóa đơn. Đó là lý do dịch vụ hóa đơn điện tử ra đời, mang đến giải pháp nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm cho người kinh doanh.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử hay E-Invoice là tập hợp các thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ được tạo lập, ký số, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử hợp lệ:

• Có mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã).

• Có chữ ký số của bên bán.

• Nội dung đầy đủ: thông tin bên bán – bên mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền.

• Định dạng dữ liệu chuẩn (XML) và bản thể hiện PDF.

Lợi ích của dịch vụ hóa đơn E-invoice

Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn mở ra nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và nâng cao tính chuyên nghiệp. Trong đó phải kể đến:

Hợp pháp và an toàn

• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

• Hóa đơn điện tử có mã xác thực, tra cứu được tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Nhanh chóng và tiết kiệm thời gian

• Không cần tự triển khai phần mềm hay làm thủ tục phức tạp.

• Có thể xuất hóa đơn ngay trong ngày.

Giải pháp hóa đơn điện tử chi phí vận hành

• Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử không tốn phí mua phần mềm, chữ ký số.

• Không cần bộ phận kế toán chuyên trách để quản lý hóa đơn.

Quản lý tiện lợi

• Phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ và tra cứu thông tin dễ dàng.

• Hạn chế thất lạc, hư hỏng so với hóa đơn giấy.

>> Xem thêm: So sánh hoá đơn điện tử và hóa đơn giấy

Ai nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử?

Không chỉ các công ty lớn mới sử dụng dịch vụ này còn phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau. Tùy theo nhu cầu sử dụng, dưới đây là những trường hợp nên đăng ký dịch vụ hoá đơn điện tử để tối ưu hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

• Doanh nghiệp mới thành lập: Chưa kịp đăng ký và cài đặt hệ thống hóa đơn điện tử.

• Hộ kinh doanh: Không xuất hóa đơn thường xuyên nhưng vẫn có lúc cần cho khách hàng.

• Freelancer, cá nhân làm dịch vụ: Cần hóa đơn VAT để bàn giao cho đối tác doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí quản lý: Thuê ngoài dịch vụ để tối ưu vận hành.

Quy trình sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Để triển khai và sử dụng dịch vụ e-invoice, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo một quy trình đơn giản, minh bạch. Các bước được triển khai như sau:

Đơn vị tiếp nhận thông tin khách hàng

Khách hàng cần cung cấp những thông tin sau cho đơn vị xuất hóa đơn điện tử

• Thông tin bên mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Nội dung hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tổng tiền.

Ký hợp đồng dịch vụ

• Sau khi trao đổi và thống nhất về nhu cầu sử dụng, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
• Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

Thanh toán

• Nếu giá trị hóa đơn > 20 triệu đồng, bắt buộc thanh toán chuyển khoản theo quy định.
• Khách hàng có thể tiến hành thanh toán bằng hình thức tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng.

Xuất hóa đơn điện tử

• Hóa đơn được lập trên phần mềm hợp pháp.
• Ký số và gửi cho khách hàng qua email.

Bàn giao hồ sơ

Sau khi hoàn tất thanh toán, đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử sẽ tiến hành bàn giao đầy đủ hồ sơ cho khách hàng. Tùy theo thỏa thuận, khách hàng sẽ nhận được:

• Hóa đơn điện tử (file XML + PDF).
• Hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có).
• Phiếu thu/chi, chứng từ chuyển khoản.

Lưu ý khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Mặc dù dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro, các cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Chỉ hợp tác với đơn vị có pháp nhân rõ ràng và đang hoạt động hợp pháp.

• Đảm bảo có giao dịch thật để hóa đơn được công nhận hợp lệ.

•  Không sử dụng hóa đơn khống – hành vi bị cấm và có thể bị xử lý hình sự.

• Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn e-invoice trước khi kê khai thuế.

>> Xem thêm: Một số lưu ý khi sử dụng hoá đơn E-invoice

MINHVAT – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử an toàn, tiết kiệm chi phí

Hầu hết các doanh nghiệp ngày càng cần giải pháp quản lý tài chính hiện đại, MINHVAT tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, giúp khách hàng vận hành dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

MINHVAT còn nổi bật với dịch vụ tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử, hỗ trợ khách hàng xuất hóa đơn hợp pháp, bảo mật và minh bạch. Hệ thống được thiết kế để khách hàng tra cứu, quản lý và lưu trữ hóa đơn dễ dàng, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Việc này còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về thuế, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.

Đặc biệt, các cơ sở dữ liệu về hóa đơn e-incoice được tích hợp sẵn trên phần mềm, vì vậy doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc các dịch vụ khác, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

• Địa chỉ: 119 Nguyễn Xiển, Phường Long Thạch Mỹ, Quận 9, TPHCM.
• Hotline: 0899759132

Câu hỏi thường gặp

❓ Dịch vụ hóa đơn điện tử có hợp pháp không?

➡ Có, nếu hóa đơn được xuất bởi đơn vị có pháp nhân, có mã cơ quan thuế và gắn liền với giao dịch thật.

❓ Hóa đơn từ dịch vụ này có khấu trừ thuế được không?

➡ Có, nếu đáp ứng điều kiện về thanh toán, chứng từ và nội dung phù hợp ngành nghề.

❓ Giá dịch vụ hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

➡ Tùy vào giá trị hóa đơn, số lượng và lĩnh vực kinh doanh. Đơn vị uy tín sẽ báo giá minh bạch.

Kết luận

Dịch vụ hóa đơn điện tử là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp và cá nhân muốn tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong việc xuất hóa đơn. Khi lựa chọn, hãy ưu tiên các đơn vị uy tín, có pháp nhân rõ ràng và đảm bảo mọi hóa đơn xuất ra đều đi kèm giao dịch thật để tránh rủi ro thuế.

> Xem thêm: 

Dịch vụ xuất hóa đơn cho các doanh nghiệp an toàn, nhanh chóng

Hướng dẫn mua hoá đơn đỏ hợp pháp

“Đang cập nhật”