Xuất hóa đơn đỏ – Quy trình, điều kiện và những lưu ý quan trọng
Hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là loại chứng từ quan trọng không thể thiếu trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là căn cứ hợp pháp giúp doanh nghiệp kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hạch toán chi phí và minh bạch tài chính. Tuy nhiên, không phải cá nhân hoặc tổ chức nào cũng biết xuất hóa đơn đỏ đúng quy định, và không ít đơn vị lúng túng trong thủ tục phát hành loại hóa đơn này.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào cần xuất hóa đơn đỏ, cách xuất hóa đơn GTGT đúng quy định và lưu ý quan trọng để tránh vi phạm pháp luật.
Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là tên gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice) – là chứng từ do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập theo mẫu quy định, ghi nhận thông tin về:
Tên hàng hóa/dịch vụ.
Giá chưa thuế.
Thuế suất và số tiền thuế GTGT.
Tổng số tiền thanh toán.
Từ năm 2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử, và hóa đơn đỏ truyền thống chỉ còn là khái niệm quen dùng trong giao tiếp, nhưng về bản chất vẫn là hóa đơn GTGT.
Khi nào cần xuất hóa đơn đỏ?
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ xuất hóa đơn đỏ trong các trường hợp:
✅ 1. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu
Mọi giao dịch có giá trị trên 200.000 VNĐ đều phải xuất hóa đơn (trừ một số trường hợp đặc biệt).
✅ 2. Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn
Đối tác, khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức sẽ yêu cầu hóa đơn đỏ để kê khai thuế.
✅ 3. Khi doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
Bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT cho mỗi giao dịch.
Điều kiện để được xuất hóa đơn đỏ
Để có thể xuất hóa đơn đỏ hợp lệ, đơn vị kinh doanh cần:
Đăng ký kinh doanh hợp pháp và có mã số thuế.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chữ ký số.
Xuất hóa đơn cho giao dịch có thật, có chứng từ thanh toán.
Hóa đơn phải có đủ thông tin về người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ.
Quy trình xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) đúng quy định
🔹 Bước 1: Ký hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ
Hợp đồng là căn cứ pháp lý để lập hóa đơn. Nếu không có hợp đồng thì cần có phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận.
🔹 Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, doanh nghiệp lập hóa đơn với các thông tin:
Tên công ty, mã số thuế người mua.
Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Thuế suất GTGT.
Tổng tiền thanh toán.
🔹 Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
Sau khi hoàn thành thông tin, hóa đơn được ký điện tử bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.
🔹 Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn được gửi qua email ở dạng PDF + XML và có thể tra cứu tại:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Trường hợp cá nhân không thể tự xuất hóa đơn đỏ?
Một số trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có mã số thuế hoặc không đăng ký hóa đơn điện tử nhưng vẫn cần xuất hóa đơn để bàn giao cho khách hàng, đối tác. Trong tình huống đó, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ hợp lệ thông qua các đơn vị có pháp nhân đầy đủ.
Lưu ý:
Cần có hợp đồng, thanh toán chuyển khoản, hàng hóa/dịch vụ có thật.
Hóa đơn phải được xuất từ doanh nghiệp có mã số thuế, hoạt động đúng ngành nghề.
Rủi ro khi xuất hóa đơn không đúng quy định
| Vi phạm | Hậu quả |
|---|---|
| Xuất hóa đơn khống | Bị xử phạt từ 20 triệu đến hàng trăm triệu đồng, truy thu thuế |
| Xuất hóa đơn không có hàng hóa thật | Không được khấu trừ thuế GTGT, bị loại chi phí |
| Sử dụng phần mềm hóa đơn không đăng ký với cơ quan thuế | Hóa đơn bị coi là không hợp pháp |
| Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định | Khó khăn khi bị kiểm tra, thanh tra thuế |
Câu hỏi thường gặp
❓ Xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân không có mã số thuế được không?
➡ Có thể xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân, không cần ghi mã số thuế người mua nếu họ không có.
❓ Hóa đơn điện tử có phải là hóa đơn đỏ không?
➡ Có. Từ năm 2022, hóa đơn đỏ truyền thống đã được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Dù không còn in màu đỏ như trước, nhưng vẫn là hóa đơn GTGT hợp lệ nếu có mã xác thực và chữ ký số.
❓ Xuất hóa đơn đỏ gấp thì làm sao?
➡ Bạn có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn từ các công ty có pháp nhân rõ ràng. Chỉ cần có nội dung giao dịch thật, họ sẽ hỗ trợ xuất hóa đơn đúng quy định trong vòng 1–3 giờ.
Kết luận
Xuất hóa đơn đỏ là bước không thể thiếu trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ hợp pháp. Nó giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế, tăng tính minh bạch, và tạo uy tín với khách hàng. Dù bạn là cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp vừa khởi nghiệp, hãy đảm bảo mọi hóa đơn đều được lập đúng quy định, đúng thời điểm và có giao dịch thật.
Đọc thêm: https://banhoadondo.com/mua-hoa-don-dien-tu-hop-phap.html
