Mua Hóa Đơn Điện Tử Hợp Pháp – Quy Trình Chuẩn Và Tránh Rủi Ro 2025

Trong bối cảnh kinh tế số hiện đại, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động thương mại. Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn khi cần mua hóa đơn một cách hợp pháp và an toàn.

Tổng quan về hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

Định nghĩa và tính chất pháp lý

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn được định nghĩa là loại chứng từ được thành lập, ký số, truyền tải và bảo quản thông qua hệ thống công nghệ số, được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế (áp dụng cho loại có mã).

Tiêu chuẩn hóa đơn điện tử hợp lệ

Để đảm bảo tính hợp pháp, hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Mã xác thực: Được cấp phát bởi Tổng cục Thuế (đối với hóa đơn có mã xác thực)
• Chữ ký điện tử: Của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ
• Thông tin giao dịch đầy đủ: Bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, mặt hàng/dịch vụ, giá trị, thuế suất
• Chuẩn dữ liệu: Tuân thủ định dạng XML hoặc PDF theo quy định

Nguyên nhân dẫn đến nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử

• Nhu cầu khấu trừ thuế đầu vào: Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng doanh thu cao nhưng thiếu hụt chứng từ đầu vào để thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng một cách hợp lý.
• Hợp thức hóa các khoản chi: Trường hợp phát sinh chi phí thực tế trong quá trình kinh doanh nhưng không có chứng từ chứng minh, doanh nghiệp cần có hóa đơn để làm căn cứ ghi nhận.
• Đáp ứng yêu cầu đối tác: Khách hàng hoặc đối tác kinh doanh thường yêu cầu cung cấp hóa đơn VAT để thực hiện thanh toán và xử lý kế toán.
• Doanh nghiệp khởi nghiệp: Các đơn vị mới thành lập chưa hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu cấp bách trong kinh doanh.

Tính hợp pháp của việc mua hóa đơn 

Trường hợp được pháp luật cho phép

Việc mua hóa đơn điện tử hoàn toàn hợp pháp khi:

• Đi kèm với giao dịch thực tế về hàng hóa hoặc dịch vụ
• Có hợp đồng kinh tế rõ ràng
• Đầy đủ chứng từ giao nhận, nghiệm thu
• Thực hiện thanh toán theo đúng quy trình

Hành vi bị cấm theo pháp luật

Việc mua bán hóa đơn khống (không có giao dịch thực tế) bị nghiêm cấm theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Phương pháp mua hóa đơn điện tử đúng quy định

Phương án 1: Kết hợp với giao dịch thương mại thực tế

Quy trình thực hiện:

1. Ký kết hợp đồng kinh tế với nội dung cụ thể, minh bạch
2. Chuẩn bị chứng từ giao nhận, biên bản bàn giao đầy đủ
3. Thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng (bắt buộc với giao dịch trên 20 triệu đồng)

Phương án 2: Sử dụng dịch vụ của đơn vị uy tín

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp:

• Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân rõ ràng
• Mã số thuế hợp lệ, hoạt động trong ngành nghề phù hợp
• Cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế
• Có khả năng cung cấp hồ sơ, chứng từ kèm theo để giải trình

Phương án 3: Đề nghị cơ quan thuế cấp theo từng lần

Áp dụng cho cá nhân hoặc hộ kinh doanh không thường xuyên phát hành hóa đơn:

• Nộp tờ khai thuế theo mẫu quy định
• Cung cấp hợp đồng, chứng từ thanh toán
• Chờ cơ quan thuế xem xét và cấp phép

Quy trình mua hóa đơn điện tử an toàn

Bước 1: Xác định nhu cầu cụ thể

• Rõ ràng về loại hàng hóa/dịch vụ cần hóa đơn
• Xác định chính xác giá trị giao dịch
• Đảm bảo phù hợp với hoạt động kinh doanh

Bước 2: Tìm kiếm đối tác đáng tin cậy

• Kiểm tra thông tin doanh nghiệp trên cơ sở dữ liệu thuế
• Xác minh hoạt động kinh doanh thực tế
• Đánh giá uy tín và khả năng cung cấp dịch vụ

Bước 3: Thực hiện giao dịch theo quy trình

• Ký hợp đồng với điều khoản rõ ràng
• Tuân thủ phương thức thanh toán theo quy định
• Đảm bảo minh bạch trong mọi khâu thực hiện

Bước 4: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn

• Xác minh mã xác thực từ cơ quan thuế
• Kiểm tra chữ ký số và thông tin chính xác
• Đối chiếu với hợp đồng và chứng từ giao dịch

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

• Bảo quản hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán
• Sắp xếp theo hệ thống để tiện tra cứu
• Chuẩn bị sẵn sàng cho việc kiểm tra của cơ quan chức năng

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện

Tránh các hành vi rủi ro cao

• Tuyệt đối không mua hóa đơn khống hoặc từ doanh nghiệp “ma”
• Kiểm tra tính xác thực tại website: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
• Với hóa đơn trên 20 triệu đồng, bắt buộc thanh toán qua ngân hàng

Đảm bảo tính phù hợp

• Nội dung hóa đơn phù hợp với ngành nghề đăng ký kinh doanh của bên bán
• Giá trị giao dịch hợp lý so với thị trường
• Thời điểm phát sinh phù hợp với hoạt động kinh doanh

Rủi ro và hậu quả của việc vi phạm hóa đơn điện tử

Bảng tóm tắt các rủi ro chính

> Xem thêm: https://banhoadondo.com/

Câu hỏi thường gặp từ doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử mua có được khấu trừ thuế không?

Hoàn toàn có thể khấu trừ thuế nếu hóa đơn hợp lệ, có giao dịch thực tế, chứng từ đầy đủ và thanh toán đúng quy trình.

Cá nhân có quyền mua hóa đơn điện tử không?

Cá nhân có thể thực hiện thông qua việc đề nghị cấp hóa đơn tại cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị có tư cách pháp nhân.

Địa chỉ uy tín để mua hóa đơn điện tử?

Nên lựa chọn các doanh nghiệp có uy tín, hoạt động bình thường, pháp nhân rõ ràng và cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Kết luận 

Việc mua hóa đơn điện tử chỉ thực sự an toàn và tuân thủ pháp luật khi gắn liền với giao dịch thương mại có thật, được hỗ trợ bởi hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán hợp lệ và hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.