Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân – Quy định, quy trình và những điều cần biết
Trong giao dịch kinh doanh, hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng) là chứng từ hợp pháp giúp ghi nhận giao dịch, kê khai thuế và hợp thức hóa chi phí. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn cá nhân có được xuất hóa đơn VAT không và nếu có thì thực hiện như thế nào để đúng quy định pháp luật. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về cách xuất hóa đơn VAT cho cá nhân, các trường hợp áp dụng và những lưu ý quan trọng.
Hóa đơn VAT là gì? Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân ra sao?
Hóa đơn VAT là hóa đơn do tổ chức, cá nhân kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ phát hành, ghi rõ:
Giá trị hàng hóa/dịch vụ chưa có thuế.
Thuế suất và số tiền thuế GTGT.
Tổng giá trị thanh toán bao gồm VAT.
Từ năm 2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn VAT đều phải ở dạng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
Cá nhân có được xuất hóa đơn VAT không?
Câu trả lời là có, nhưng có những giới hạn:
Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh: Nếu đăng ký mã số thuế và kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được tự xuất hóa đơn VAT.
Cá nhân không đăng ký kinh doanh: Không thể tự phát hành hóa đơn VAT, nhưng có thể xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần tại cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp có pháp nhân xuất thay.
Các hình thức xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
1. Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử từng lần
Phù hợp với cá nhân không thường xuyên phát sinh giao dịch.
Quy trình:
Chuẩn bị hồ sơ:
Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử.
CMND/CCCD.
Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ.
Chứng từ thanh toán (chuyển khoản nếu > 20 triệu).
Nộp tại Chi cục Thuế quản lý.
Nộp thuế TNCN và thuế GTGT (nếu có).
Nhận hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.
2. Ủy quyền cho đơn vị có pháp nhân xuất hóa đơn
Hình thức phổ biến với freelancer, cá nhân làm dịch vụ hoặc bán hàng cho công ty.
Quy trình:
Thỏa thuận với doanh nghiệp dịch vụ có ngành nghề phù hợp.
Ký hợp đồng 3 bên (cá nhân – doanh nghiệp dịch vụ – khách hàng).
Doanh nghiệp dịch vụ xuất hóa đơn VAT cho khách hàng.
Khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp dịch vụ → doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân sau khi trừ phí dịch vụ.
Ưu điểm:
Nhanh chóng, không phải làm việc với cơ quan thuế.
Hóa đơn hợp lệ, có mã xác thực.
Khi nào cá nhân cần xuất hóa đơn VAT?
Cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp/tổ chức yêu cầu hóa đơn VAT để thanh toán.
Bán hàng hóa giá trị lớn cho công ty, dự án.
Thực hiện các hợp đồng ngắn hạn nhưng cần chứng từ hợp lệ.
Điều kiện để xuất hóa đơn VAT cho cá nhân hợp lệ
Hóa đơn được cấp từ cơ quan thuế hoặc doanh nghiệp có pháp nhân hợp pháp.
Giao dịch có thật, có hợp đồng và chứng từ kèm theo.
Thanh toán đúng quy định (chuyển khoản nếu > 20 triệu đồng).
Nội dung hóa đơn phù hợp ngành nghề.
Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
❗ Không sử dụng hóa đơn khống hoặc hóa đơn từ công ty “ma”.
✅ Lưu giữ đầy đủ hồ sơ: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận.
✅ Tra cứu hóa đơn tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn để đảm bảo hợp lệ.
❗ Đối với cá nhân xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế, cần nộp thuế TNCN và GTGT ngay khi phát sinh.
Các ngành nghề cá nhân thường cần xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
1. Dịch vụ chuyên môn & tư vấn
Luật sư, kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế.
Tư vấn Marketing, thiết kế, lập trình, IT, đào tạo doanh nghiệp.
Dịch vụ truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện.
2. Ngành thương mại & bán hàng
Cung cấp thiết bị văn phòng, máy tính, linh kiện, phụ kiện điện thoại.
Phân phối vật liệu xây dựng, nội thất, đồ điện tử.
Bán buôn/bán lẻ hàng hóa cho công ty, cửa hàng, đại lý.
3. Vận tải & logistics
Vận tải hàng hóa, taxi công nghệ, giao nhận, kho bãi.
Xuất nhập khẩu, logistics, dịch vụ hải quan.
4. Y tế & giáo dục
Phòng khám, dịch vụ khám chữa bệnh tư nhân.
Dịch vụ đào tạo, trung tâm ngoại ngữ, trung tâm kỹ năng.
5. Dịch vụ xây dựng & kỹ thuật
Thi công công trình, sửa chữa, bảo trì hệ thống điện nước, điều hòa.
Thiết kế kiến trúc, giám sát công trình.
6. Freelancer & cá nhân cung cấp dịch vụ
Freelancer làm content, design, chạy quảng cáo.
Cá nhân kinh doanh online nhưng bán cho doanh nghiệp (B2B).
Cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh, dựng video
Câu hỏi thường gặp về việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
1. Cá nhân có cần xuất hóa đơn VAT không?
👉 Có, nếu cá nhân kinh doanh/dịch vụ có khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức yêu cầu chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí.
2. Ngành nghề nào thường xuyên phải xuất hóa đơn VAT?
👉 Các ngành: dịch vụ tư vấn (luật, kế toán, marketing), IT – thiết kế, thương mại – phân phối hàng hóa, vận tải – logistics, y tế – giáo dục, xây dựng – kỹ thuật, và freelancer cung cấp dịch vụ cho công ty.
3. Nếu cá nhân bán hàng online cho người tiêu dùng (B2C) thì có cần xuất VAT không?
👉 Thường không bắt buộc, vì người tiêu dùng cuối không cần hóa đơn VAT, trừ khi họ yêu cầu.
4. Muốn xuất hóa đơn VAT thì cá nhân cần làm gì?
👉 Cần đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp, kê khai thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
5. Nếu không xuất hóa đơn VAT thì có bị phạt không?
👉 Nếu khách hàng yêu cầu mà bạn không xuất khi có nghĩa vụ, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
6. Freelancer có cần hóa đơn VAT không?
👉 Nếu làm cho khách hàng cá nhân thì không cần. Nhưng nếu làm cho công ty/tổ chức, họ gần như luôn yêu cầu VAT để hạch toán, nên bạn phải có pháp nhân (hộ kinh doanh/doanh nghiệp) để xuất.
Kết luận về xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân là hoàn toàn khả thi và hợp pháp nếu thực hiện đúng quy định. Dù là freelancer, hộ kinh doanh hay cá nhân cung cấp dịch vụ, bạn đều có thể xuất hóa đơn qua hình thức xin cấp tại cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho đơn vị có pháp nhân. Điều quan trọng là phải đảm bảo giao dịch thật, đầy đủ chứng từ và thanh toán hợp lệ để tránh rủi ro pháp lý.
Đọc thêm: Tại đây
Tra cứu: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
