Xuất hóa đơn điện tử – Quy trình, điều kiện và những lưu ý quan trọng
Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc tại Việt Nam. Việc xuất hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình quản lý. Tuy nhiên, không phải cá nhân, doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thủ tục và điều kiện để xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, lợi ích, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải có:
Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
Chữ ký số của người bán.
Định dạng dữ liệu chuẩn (XML, PDF).
Đầy đủ thông tin về bên bán, bên mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền.
Vì sao cần xuất hóa đơn điện tử?
✅ Tuân thủ quy định pháp luật
Từ 01/07/2022, mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt.
✅ Tiết kiệm chi phí
Không cần in ấn, lưu kho, vận chuyển như hóa đơn giấy. Giảm đáng kể chi phí văn phòng phẩm.
✅ Quản lý minh bạch, chống gian lận
Thông tin hóa đơn được lưu trữ và quản lý tập trung, dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần.
✅ Tiện lợi và nhanh chóng
Hóa đơn điện tử có thể gửi ngay qua email hoặc hệ thống cho khách hàng, rút ngắn thời gian giao dịch.
Điều kiện để được xuất hóa đơn điện tử
Có mã số thuế và đăng ký kinh doanh hợp pháp.
Có chữ ký số (token) để ký điện tử trên hóa đơn.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận.
Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng việc lập, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký (mẫu 01/ĐKT-HĐĐT) qua cổng thuế điện tử.
Cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm
Nhập thông tin người mua: tên công ty/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ.
Điền chi tiết hàng hóa/dịch vụ: số lượng, đơn giá, thuế suất.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn
Dùng chữ ký số để ký hóa đơn.
Gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để lấy mã (nếu là hóa đơn có mã).
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc hệ thống.
Bước 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ định dạng XML (bắt buộc) và PDF.
Lưu ít nhất 10 năm theo quy định.
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
❗ Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số và phát hành. Sai sót sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
✅ Chỉ xuất hóa đơn cho giao dịch thật, có chứng từ đi kèm (hợp đồng, biên bản, thanh toán).
❗ Với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, cần thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT.
✅ Nên tra cứu hóa đơn trên https://hoadondientu.gdt.gov.vn để đảm bảo tính hợp lệ.
Lợi ích của dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp chưa quen với quy trình hoặc chưa có phần mềm, có thể sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử từ đơn vị uy tín để được:
Tư vấn thủ tục đăng ký nhanh chóng.
Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn.
Hỗ trợ lập, ký và gửi hóa đơn đúng quy định.
Đảm bảo an toàn pháp lý và bảo mật dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
❓ Cá nhân có thể xuất hóa đơn điện tử không?
➡ Có, nếu đăng ký hộ kinh doanh và có mã số thuế, chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử.
❓ Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?
➡ Không bắt buộc, nhưng có thể in bản thể hiện để lưu hoặc giao khách hàng nếu cần.
❓ Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?
➡ Có, nếu đáp ứng đầy đủ quy định về nội dung, hình thức và chữ ký số.
Kết luận
Xuất hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc và là xu hướng tất yếu trong quản lý kinh doanh hiện đại. Việc hiểu rõ điều kiện, quy trình và lưu ý khi xuất hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu quy trình và nâng cao tính minh bạch. Nếu chưa sẵn sàng tự triển khai, doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ trọn gói, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian.
” Đang cập nhật”
