Mua hóa đơn giá trị gia tăng – Giải pháp hợp pháp cho doanh nghiệp cần cân đối đầu vào
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, có những thời điểm phát sinh chi phí thực tế nhưng lại không có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hạch toán chi phí, khấu trừ thuế và làm báo cáo tài chính. Do đó, nhu cầu mua hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể tìm đến. Tuy nhiên, để an toàn và hợp pháp, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất và cách sử dụng đúng loại hóa đơn này.
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn do các tổ chức, doanh nghiệp kê khai và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phát hành. Hóa đơn này ghi rõ:
Thông tin bên bán – bên mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ.
Giá trị chưa thuế, thuế suất và số tiền thuế GTGT.
Tổng giá trị thanh toán.
Từ năm 2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả hóa đơn GTGT đã chuyển sang hóa đơn điện tử, có mã của cơ quan thuế, được quản lý và tra cứu tại:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Khi nào doanh nghiệp cần mua hóa đơn giá trị gia tăng?
Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn hệ thống kế toán để lập hóa đơn đúng quy định. Trong một số trường hợp, việc mua hóa đơn GTGT hợp lệ từ bên thứ ba là cần thiết, cụ thể:
✅ Khi cần hợp thức hóa chi phí đầu vào
Nhiều chi phí như thuê ngoài, vận chuyển, nguyên vật liệu mua từ cá nhân,… không có hóa đơn. Để được ghi nhận chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần mua hóa đơn đầu vào tương ứng.
✅ Khi cần xuất trình chứng từ cho đối tác
Một số khách hàng, đặc biệt là doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan nhà nước, bắt buộc yêu cầu hóa đơn GTGT để thanh toán.
✅ Khi cần chứng minh giao dịch hợp pháp
Trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế, hóa đơn GTGT là cơ sở chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của chi phí và doanh thu.
Mua hóa đơn GTGT có hợp pháp không?
Có, nếu bạn sử dụng dịch vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ thực tế kèm theo hóa đơn GTGT hợp lệ từ doanh nghiệp có pháp nhân rõ ràng. Điều này hoàn toàn đúng quy định pháp luật.
Không, nếu bạn mua hóa đơn khống, tức là không phát sinh giao dịch thật mà chỉ lấy hóa đơn để ghi nhận chi phí ảo. Đây là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử lý hình sự.
Tiêu chí chọn nơi cung cấp hóa đơn GTGT hợp lệ
Nếu bạn đang cần mua hóa đơn giá trị gia tăng phục vụ cho việc kê khai, khấu trừ thuế hoặc cân đối sổ sách, hãy chọn đối tác uy tín dựa trên các yếu tố sau:
1. Pháp nhân rõ ràng
Có giấy phép kinh doanh hợp pháp.
Đúng ngành nghề kinh doanh.
Có phát sinh giao dịch thật.
2. Hóa đơn có mã cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có thể tra cứu tại cổng của Tổng cục Thuế.
Mỗi hóa đơn có mã tra cứu và chữ ký số rõ ràng.
3. Có chứng từ đi kèm
Hợp đồng mua bán/cho thuê/dịch vụ.
Biên bản nghiệm thu, giao nhận.
Sao kê ngân hàng chuyển khoản.
4. Có tư vấn chuyên môn
Tư vấn mức thuế suất phù hợp.
Tư vấn nội dung ghi trên hóa đơn để tránh rủi ro.
Hướng dẫn cách kê khai hợp lệ khi quyết toán thuế.
Rủi ro khi mua hóa đơn giá trị gia tăng không hợp pháp
Rất nhiều doanh nghiệp đã bị xử phạt, truy thu, thậm chí truy cứu hình sự do sử dụng hóa đơn GTGT không đúng quy định:
Hóa đơn khống: Không có giao dịch thật nhưng vẫn xuất hóa đơn → phạm luật.
Hóa đơn từ công ty ma: Công ty không hoạt động, không có hàng hóa thực tế.
Hóa đơn không có mã tra cứu: Không xuất qua hệ thống của Tổng cục Thuế, không được chấp nhận khi kê khai thuế.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn GTGT đầu vào
Chỉ thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng.
Hóa đơn nên có hợp đồng, biên bản giao nhận đi kèm.
Phải kê khai đúng kỳ phát sinh, hoặc bổ sung sau nếu phát hiện sai sót.
Tuyệt đối không kê khai hóa đơn trùng, hóa đơn giả.
Các lĩnh vực thường phát sinh nhu cầu mua hóa đơn GTGT
Xây dựng: Chi phí thi công thuê ngoài, vật tư không có hóa đơn.
Logistics: Dịch vụ vận tải, lưu kho thường làm việc với đối tác cá nhân.
Quảng cáo – Marketing: Chi phí chạy ads, thuê freelancer không xuất hóa đơn.
Thương mại điện tử: Giao dịch online với nhà cung cấp nhỏ lẻ.
Kết luận
Mua hóa đơn giá trị gia tăng là nhu cầu có thật và hợp lý trong nhiều hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và hợp pháp, doanh nghiệp cần chọn đúng đơn vị cung cấp uy tín, có phát sinh giao dịch thực tế, xuất hóa đơn điện tử hợp lệ và kèm đầy đủ chứng từ. Việc làm đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế, bảo vệ tài chính và tránh rủi ro về pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.
