Làm sao để có hóa đơn hợp lệ? – Hướng dẫn đầy đủ cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ bắt buộc để ghi nhận giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ, kê khai thuế và hợp thức hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải hóa đơn nào cũng được coi là hợp lệ. Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến nhiều rủi ro như bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT, hoặc bị xử phạt hành chính, hình sự. Vậy làm sao để có hóa đơn hợp lệ đúng quy định của pháp luật?
Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là hóa đơn hợp lệ, cách thức để có được hóa đơn hợp lệ và những lưu ý khi sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn hợp lệ là gì? Làm sao để
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế, hóa đơn hợp lệ là hóa đơn:
Do bên bán có mã số thuế hợp pháp lập và phát hành.
Có đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật.
Phát hành đúng thời điểm, đúng nghiệp vụ kinh tế.
Có chữ ký số, mã cơ quan thuế (nếu là hóa đơn điện tử có mã).
Phù hợp với ngành nghề kinh doanh của bên bán.
Vì sao cần có hóa đơn hợp lệ? Làm sao để có hóa đơn hợp lệ
Việc có và sử dụng hóa đơn hợp lệ giúp:
✅ Hạch toán chi phí hợp pháp.
✅ Khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
✅ Tránh rủi ro pháp lý, truy thu thuế.
✅ Minh bạch sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
✅ Tăng uy tín khi làm việc với đối tác, ngân hàng, kiểm toán.
Làm sao để có hóa đơn hợp lệ?
Dưới đây là các cách để cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có thể có được hóa đơn hợp lệ, đúng quy định pháp luật.
✅ 1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Đối với doanh nghiệp:
Đăng ký tài khoản thuế điện tử tại https://thuedientu.gdt.gov.vn
Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Đăng ký mẫu hóa đơn, sử dụng chữ ký số.
Kích hoạt phần mềm để tự phát hành hóa đơn hợp lệ.
✅ Hóa đơn phải có định dạng XML, mã cơ quan thuế, chữ ký số và đầy đủ thông tin người bán, người mua.
✅ 2. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ cung cấp hóa đơn hợp lệ
Dành cho:
Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh chưa có mã số thuế.
Doanh nghiệp mới thành lập chưa đăng ký hóa đơn điện tử.
Trường hợp phát sinh giao dịch nhưng không thể tự xuất hóa đơn.
Cách thực hiện:
Tìm đơn vị cung cấp dịch vụ có pháp nhân rõ ràng.
Ký hợp đồng cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
Thanh toán đúng quy định (chuyển khoản nếu giá trị > 20 triệu).
Nhận hóa đơn điện tử hợp lệ từ bên cung cấp.
Lưu ý: Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn khống, hóa đơn từ doanh nghiệp “ma”.
✅ 3. Yêu cầu hóa đơn đúng quy định khi mua hàng hóa, dịch vụ
Khi mua sắm vật tư, thuê dịch vụ, công ty cần:
Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.
Cung cấp đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ để ghi trên hóa đơn.
Lưu trữ file PDF + XML và biên lai chuyển khoản đi kèm.
Tiêu chí nhận biết một hóa đơn hợp lệ, làm sao để có hóa đơn hợp lệ
| Tiêu chí | Yêu cầu |
|---|---|
| Hình thức | Hóa đơn điện tử có định dạng XML + PDF |
| Người phát hành | Là doanh nghiệp có mã số thuế hợp lệ, hoạt động đúng ngành nghề |
| Nội dung | Đầy đủ thông tin: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, ngày lập |
| Chữ ký | Có chữ ký số, mã cơ quan thuế (nếu có) |
| Thanh toán | Có chứng từ chuyển khoản nếu > 20 triệu đồng |
Bạn có thể tra cứu hóa đơn tại:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Những sai lầm khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ
❌ Mua hóa đơn khống từ bên trung gian, không có giao dịch thật.
❌ Sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ trốn.
❌ Hóa đơn sai thông tin: sai tên công ty, mã số thuế, ghi nhầm sản phẩm/dịch vụ.
❌ Hóa đơn không có mã xác thực hoặc không có chữ ký số.
Những sai phạm này có thể khiến doanh nghiệp bị:
Loại chi phí.
Truy thu thuế.
Phạt hành chính từ 10 – 100 triệu đồng.
Nặng hơn có thể bị khởi tố hình sự.
Một số câu hỏi thường gặp làm sao để có hóa đơn hợp lệ
❓ Cá nhân kinh doanh không có MST có thể có hóa đơn hợp lệ không?
➡ Có, bằng cách sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn từ doanh nghiệp có pháp nhân và hợp đồng rõ ràng.
❓ Hóa đơn điện tử có phải in ra giấy không?
➡ Không bắt buộc. Tuy nhiên, nên in bản sao để lưu trữ cùng hồ sơ kế toán.
❓ Có thể xuất hóa đơn sau khi giao dịch 1 tuần không?
➡ Có. Tuy nhiên, thời gian lý tưởng là trong vòng 7 ngày kể từ khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Kết luận
Việc hiểu rõ làm sao để có hóa đơn hợp lệ là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật, tối ưu chi phí thuế và tránh các rủi ro trong tương lai. Tùy theo mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn:
Tự đăng ký phát hành hóa đơn điện tử nếu là doanh nghiệp đã đủ điều kiện.
Sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn từ bên thứ ba có pháp nhân rõ ràng nếu chưa đủ điều kiện tự phát hành.
” Đang cập nhật”
