Hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế – Cách nhận biết và sử dụng đúng chuẩn
Trong hoạt động kế toán và kê khai thuế, hóa đơn hợp lệ là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT, tính chi phí hợp lý và đảm bảo tính pháp lý khi quyết toán. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế là như thế nào. Việc sử dụng hóa đơn sai, không đủ điều kiện hợp lệ có thể dẫn đến bị truy thu, xử phạt hoặc thậm chí xử lý hình sự.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là hóa đơn hợp lệ, tiêu chí xác định và những lưu ý khi sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp.
Hóa đơn là gì?
Theo Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định pháp luật. Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn hợp lệ theo định thuế là gì?
Hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các yếu tố sau:
✅ Phát hành đúng quy định, bởi tổ chức/cá nhân có quyền phát hành hóa đơn.
✅ Có nội dung đầy đủ, chính xác theo mẫu quy định.
✅ Phù hợp với hoạt động kinh doanh của bên bán và bên mua.
✅ Được lập đúng thời điểm, đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
✅ Có chữ ký số, mã xác thực của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá một hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế
1. Về hình thức hóa đơn
Là hóa đơn điện tử có định dạng chuẩn (XML, PDF).
Có mã cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
Có chữ ký số hợp lệ của bên bán.
Có thể tra cứu tại cổng thuế:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
2. Về nội dung hóa đơn
Hóa đơn hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin sau:
Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
Ngày tháng lập hóa đơn.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
Thuế suất GTGT và số tiền thuế.
Tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của người bán.
❗ Nếu thiếu một trong các thông tin trên, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và bị loại khi kê khai thuế.
Những điều kiện đi kèm để hóa đơn được chấp nhận hợp lệ
Hóa đơn chỉ được xem là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT hoặc hạch toán chi phí khi kèm theo các điều kiện sau:
✅ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.
✅ Có hợp đồng, biên bản giao nhận
Đặc biệt trong các giao dịch dịch vụ hoặc mua hàng hóa lớn, cần có hợp đồng và biên bản nghiệm thu đi kèm.
✅ Phục vụ cho hoạt động kinh doanh có doanh thu chịu thuế
Chi phí phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo doanh thu, đúng mục đích, đúng ngành nghề.
Những loại hóa đơn không hợp lệ theo quy định thuế
Hóa đơn khống (không có giao dịch thật).
Hóa đơn ghi sai thông tin bên mua hoặc bên bán.
Hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động.
Hóa đơn không có chữ ký số hoặc mã xác thực.
Hóa đơn không đúng thời điểm (xuất trễ, xuất trước khi có giao dịch).
Hóa đơn không có đầy đủ chứng từ đi kèm.
Rủi ro khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ
❌ Bị loại chi phí → làm tăng thuế TNDN phải nộp.
❌ Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
❌ Bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, phạt hành chính.
❌ Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự nếu sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống.
Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế
Bước 1: Kiểm tra thông tin hóa đơn
Xem định dạng, mã số, nội dung hàng hóa.
So sánh với hợp đồng, chứng từ giao dịch.
Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử
Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Nhập mã hóa đơn, mã số thuế bên bán, số hóa đơn.
Bước 3: Kiểm tra doanh nghiệp phát hành hóa đơn
Truy cập: https://tracuunnt.gdt.gov.vn
Nhập mã số thuế → kiểm tra tình trạng hoạt động, ngành nghề, địa chỉ.
Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra hóa đơn hợp lệ
Nếu doanh nghiệp bạn:
Không có kế toán chuyên môn sâu.
Nghi ngờ hóa đơn từ nhà cung cấp không hợp lệ.
Cần chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế.
👉 Nên sử dụng dịch vụ kiểm tra và tư vấn hóa đơn hợp lệ từ các đơn vị kế toán – thuế chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn:
Kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn.
Tư vấn cách xử lý hóa đơn sai.
Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp nếu cần.
Câu hỏi thường gặp về vóa đơn hợp lệ theo quy định thuế
❓ Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế có hợp lệ không?
➡ Có, nếu bên bán là doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã (thường là tập đoàn lớn). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp phải dùng hóa đơn có mã.
❓ Hóa đơn có được lập sau ngày giao hàng không?
➡ Có, nhưng phải trong thời gian hợp lý (tối đa 7 ngày kể từ ngày giao hàng). Nếu quá lâu, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.
❓ Hóa đơn có thể bị thu hồi không?
➡ Có. Nếu hóa đơn bị sai thông tin, hai bên có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Kết luận về hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế
Việc sử dụng hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế là yêu cầu bắt buộc trong mọi hoạt động kinh doanh. Một hóa đơn hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế đúng quy định, tối ưu chi phí, mà còn đảm bảo an toàn pháp lý và hạn chế rủi ro khi thanh tra thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ kiến thức hoặc nhờ đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia kế toán – thuế để kiểm soát tốt hóa đơn trong mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tra cứu: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Đọc thêm: https://banhoadondo.com/xuat-hoa-don-gtgt-dau-vao-co-hang-hoa-that.html
