Hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế – Điều kiện, cách kê khai và lưu ý quan trọng
Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc xác định hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế là bước quan trọng giúp tối ưu số thuế GTGT phải nộp, đảm bảo sổ sách hợp lệ và tránh các rủi ro khi bị kiểm tra thuế. Tuy nhiên, không phải hóa đơn nào cũng được phép khấu trừ. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách nhận biết, điều kiện và lưu ý khi sử dụng hóa đơn đầu vào để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Hóa đơn đầu vào là gì? Hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế là gì?
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn GTGT do bên bán cung cấp cho doanh nghiệp bạn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là căn cứ để:
Ghi nhận chi phí hợp lệ.
Xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Phản ánh chính xác dòng tiền và chi phí trong báo cáo tài chính.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là gì?
Thuế GTGT là loại thuế gián thu đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – lưu thông. Trong phương pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp tính số thuế phải nộp như sau:
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Do đó, việc khấu trừ hợp lệ thuế đầu vào giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế và tránh bị truy thu khi quyết toán.
Điều kiện để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT
Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC), để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT, cần đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện sau:
1. Hóa đơn hợp pháp và hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế
Là hóa đơn điện tử hoặc giấy được phát hành đúng quy định.
Có mã số thuế, tên bên bán – bên mua đầy đủ.
Có mã xác thực của cơ quan thuế nếu là hóa đơn điện tử.
2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu ≥ 20 triệu đồng)
Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế): phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
3. Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có kê khai thuế
Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động có doanh thu tính thuế GTGT.
Không được khấu trừ nếu dùng cho hoạt động không chịu thuế.
4. Không thuộc các trường hợp bị cấm khấu trừ
Hóa đơn bị ghi sai, không hợp lệ.
Hóa đơn mua hàng từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động.
Hóa đơn khống, không có giao dịch thật.
5. Kê khai thuế đúng hạn
Kê khai trong thời gian chưa bị thanh, kiểm tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp.
Hóa đơn có thể kê khai bổ sung nếu chưa khai lần nào.
Những trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Mua hàng không có hóa đơn, mua từ cá nhân không có mã số thuế.
Hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
Hóa đơn sử dụng sai mục đích (dùng cho hoạt động không chịu thuế).
Hóa đơn đầu vào không liên quan đến ngành nghề kinh doanh.
Hóa đơn được kê khai sau khi doanh nghiệp đã bị thanh tra, kiểm tra thuế mà không có lý do chính đáng.
Cách kê khai hóa đơn đầu vào được khấu trừ
Bước 1: Thu thập hóa đơn hợp lệ
Lưu file hóa đơn điện tử (PDF, XML).
Kiểm tra mã tra cứu tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Kiểm tra điều kiện thanh toán
Nếu hóa đơn ≥ 20 triệu đồng → kiểm tra chứng từ chuyển khoản.
In sao kê ngân hàng kèm theo nếu cần.
Bước 3: Lập tờ khai thuế GTGT
Sử dụng phần mềm HTKK hoặc đăng nhập https://thuedientu.gdt.gov.vn
Chọn tờ khai 01/GTGT → nhập thông tin hóa đơn vào bảng kê đầu vào.
Bước 4: Ký số và nộp tờ khai
Dùng chữ ký số để gửi tờ khai.
Lưu hồ sơ, hóa đơn, chứng từ đầy đủ để đối chiếu sau này.
Những lưu ý để tránh bị loại hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế
Không kê khai trùng hóa đơn.
Nên kê khai sớm để đảm bảo tính hợp lệ.
Không sử dụng dịch vụ mua bán hóa đơn trái phép.
Kiểm tra kỹ thông tin bên bán (mã số thuế, tình trạng hoạt động) tại:
👉 https://tracuunnt.gdt.gov.vn
Hóa đơn không có đủ điều kiện – có cách nào xử lý? Hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế
Nếu doanh nghiệp có các khoản chi thực tế nhưng thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ, có thể thực hiện:
Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ thật.
Ký hợp đồng, thanh toán, nhận hóa đơn đúng quy định.
Lưu trữ chứng từ đầy đủ → hạch toán và kê khai đúng kỳ.
Lưu ý: Tuyệt đối không dùng hóa đơn khống hoặc công ty “ma” để hợp thức hóa chi phí.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế
❓ Có được khấu trừ hóa đơn đầu vào quá thời hạn không?
➡ Có. Miễn là chưa từng kê khai và doanh nghiệp chưa bị thanh tra kỳ thuế đó.
❓ Hóa đơn từ năm trước có được kê khai khấu trừ trong năm nay?
➡ Được, nếu chưa kê khai và đủ điều kiện khấu trừ.
❓ Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra hóa đơn có cần thiết?
➡ Rất nên sử dụng, đặc biệt nếu bạn không có kế toán nội bộ. Đơn vị dịch vụ sẽ giúp bạn rà soát, tư vấn và kê khai đúng quy định.
Kết luận về hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế
Việc xác định đúng hóa đơn đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế GTGT phải nộp, tăng tính minh bạch trong kế toán, tránh rủi ro pháp lý khi kiểm tra thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định, lưu trữ hóa đơn – chứng từ đầy đủ và kê khai đúng thời điểm.
👉 Khuyến nghị: Nếu bạn chưa chắc hóa đơn mình đang dùng có được khấu trừ hay không, hãy liên hệ với chuyên viên kế toán – thuế uy tín để được tư vấn miễn phí và an toàn.
Đọc thêm: https://banhoadondo.com/ho-tro-xuat-hoa-don-toan-quoc.html
