Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử – Giải pháp nhanh chóng, hợp pháp cho doanh nghiệp hiện đại
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đủ nhân sự và nghiệp vụ kế toán để thực hiện đầy đủ quy trình xuất hóa đơn theo quy định. Khi đó, dịch vụ xuất hóa đơn điện tử ra đời như một giải pháp tiết kiệm, tiện lợi và an toàn.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức hóa đơn được lập, ký số và gửi đi hoàn toàn bằng phương tiện điện tử (không cần in giấy). Hóa đơn này có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống và được quản lý trực tiếp bởi Tổng cục Thuế.
Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia làm 2 loại:
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn không có mã (chỉ áp dụng với một số doanh nghiệp đặc thù).
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc từ ngày 1/7/2022 theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử là gì?
Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lập, phát hành, ký số và gửi hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và đúng quy định. Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho:
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhân sự kế toán.
Hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn cho khách.
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn nhanh, đúng chuẩn, hợp lệ.
Đơn vị cần hỗ trợ khẩn cấp khi hệ thống hóa đơn gặp sự cố.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử
Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
✅ Tiết kiệm thời gian
Không cần tự tìm hiểu thủ tục phức tạp. Đơn vị dịch vụ sẽ lo toàn bộ quy trình đăng ký, thiết lập, cấu hình và hướng dẫn sử dụng.
✅ Đảm bảo đúng pháp lý
Hóa đơn được phát hành đúng chuẩn mẫu số, ký hiệu, định dạng XML theo quy định của cơ quan thuế. Tránh rủi ro bị xử phạt khi quyết toán.
✅ Hỗ trợ nhanh chóng
Khi cần xuất hóa đơn gấp cho khách hàng, dịch vụ sẽ hỗ trợ lập hóa đơn, gửi hóa đơn điện tử và đảm bảo tra cứu được trên hệ thống Tổng cục Thuế.
✅ Chi phí hợp lý
So với việc thuê kế toán hoặc mua phần mềm riêng, dịch vụ xuất hóa đơn điện tử có chi phí thấp hơn và linh hoạt theo từng lần phát hành.
✅ Bảo mật thông tin
Các đơn vị uy tín sử dụng hệ thống ký số và truyền tải dữ liệu qua cổng an toàn, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp tuyệt đối.
Quy trình sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử
Mỗi đơn vị cung cấp sẽ có quy trình khác nhau, nhưng nhìn chung gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Bạn cung cấp thông tin về giao dịch cần xuất hóa đơn: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, bên mua, mã số thuế, địa chỉ,…
Bước 2: Soạn thảo và ký hóa đơn
Đơn vị dịch vụ sẽ lập hóa đơn điện tử theo chuẩn XML, ký số bằng chữ ký số hợp lệ của đơn vị phát hành.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Hóa đơn được gửi qua email hoặc link tra cứu online, có thể tải về file PDF và XML.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu lên cơ quan thuế
Hóa đơn sẽ được gửi lên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn để lưu trữ và tra cứu hợp lệ.
Đối tượng nên sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử
Công ty mới thành lập, chưa đủ điều kiện đăng ký phần mềm hóa đơn riêng.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần xuất hóa đơn GTGT theo từng lần phát sinh.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí nhân sự kế toán.
Đơn vị không muốn mất thời gian làm thủ tục kê khai hóa đơn phức tạp.
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn gấp cho khách hàng trong vòng vài giờ.
Cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín
Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn, bạn cần lưu ý:
1. Có pháp nhân rõ ràng
Đơn vị phải có giấy phép kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ cụ thể, ký hợp đồng đầy đủ.
2. Hóa đơn phát hành hợp lệ
Hóa đơn phải có mã xác thực từ cơ quan thuế, có thể kiểm tra tại:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
3. Có hỗ trợ tư vấn kế toán, thuế
Đơn vị chuyên nghiệp sẽ giải thích rõ:
Loại hóa đơn nên dùng.
Mức thuế suất phù hợp.
Cách lưu trữ và xuất trình khi cần kiểm tra.
4. Bảo mật dữ liệu
Toàn bộ thông tin doanh nghiệp và hóa đơn cần được cam kết bảo mật tuyệt đối.
5. Chi phí minh bạch
Nên chọn đơn vị có báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn, thanh toán hợp lý.
Câu hỏi thường gặp
❓ Có được sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn từ bên thứ ba không?
➡ Được phép, nếu bên thứ ba là doanh nghiệp hợp pháp, có ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, sử dụng chữ ký số hợp lệ, và phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
❓ Dịch vụ có đảm bảo tra cứu được hóa đơn trên hệ thống thuế không?
➡ Có. Hóa đơn sau khi phát hành sẽ được cập nhật lên hệ thống Tổng cục Thuế, bạn có thể tra cứu bất kỳ lúc nào.
❓ Giá dịch vụ xuất hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
➡ Mức giá phụ thuộc vào:
Loại hóa đơn.
Giá trị hóa đơn.
Tần suất sử dụng.
Thông thường, đơn vị cung cấp sẽ báo giá trọn gói theo tháng hoặc theo từng hóa đơn lẻ.
Kết luận
Dịch vụ xuất hóa đơn là giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc lựa chọn đơn vị uy tín sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp.
Nếu bạn đang cần tìm dịch vụ xuất hợp lệ, uy tín, đừng ngần ngại liên hệ với những đơn vị có kinh nghiệm thực tế, phản hồi nhanh và hỗ trợ toàn diện.
Tra cứu: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
