Trong hoạt động kinh doanh thực tế, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng thiếu hóa đơn đầu vào, dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình hạch toán chi phí và kê khai thuế. Để giải quyết vấn đề này mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật, giải pháp bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp là lựa chọn cần thiết và thông minh cho các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam.
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn do nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ xuất cho doanh nghiệp bạn khi phát sinh giao dịch mua bán. Đây là loại chứng từ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp vì:
Là căn cứ để hạch toán chi phí hợp lệ.
Được dùng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Góp phần minh bạch sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Vì sao cần bổ sung hóa đơn đầu vào?
1. Thiếu hóa đơn do mua hàng từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ
Nhiều trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, công cụ từ người bán không có khả năng xuất hóa đơn. Điều này khiến chi phí thực tế phát sinh không được ghi nhận hợp pháp.
2. Hóa đơn bị sai hoặc không hợp lệ
Một số hóa đơn đầu vào bị sai thông tin (tên công ty, mã số thuế, hàng hóa không đúng mục đích…) hoặc không có mã của cơ quan thuế, khiến doanh nghiệp không thể sử dụng để kê khai thuế.
3. Cần cân đối đầu vào – đầu ra
Khi doanh nghiệp xuất nhiều hóa đơn đầu ra nhưng không đủ hóa đơn đầu vào để khấu trừ, sẽ phải nộp số thuế GTGT cao hơn. Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp lệ giúp tối ưu thuế và đảm bảo cân đối sổ sách.
Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp là gì?
Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp là việc doanh nghiệp tìm đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực tế và nhận hóa đơn hợp lệ, đầy đủ chứng từ liên quan đến giao dịch đã hoặc sắp phát sinh. Việc này phải đảm bảo:
Có phát sinh mua bán thật.
Đơn vị cung cấp có pháp nhân rõ ràng.
Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
Có hợp đồng, phiếu thu/chi, chuyển khoản đầy đủ.
🔒 Không phải là việc mua hóa đơn khống hay sử dụng hóa đơn bất hợp pháp — điều này bị nghiêm cấm và có thể dẫn đến xử lý hình sự.
Các trường hợp có thể bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp
Doanh nghiệp đã phát sinh chi phí nhưng chưa có hóa đơn → cần hợp thức hóa.
Muốn ghi nhận các khoản chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh.
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế và cần bổ sung đầu vào cho hợp lệ.
Cần đối chiếu đầu vào để khấu trừ thuế GTGT đúng quy định.
Điều kiện của bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp
Để hóa đơn được coi là hợp pháp và được cơ quan thuế chấp nhận, cần đảm bảo:
Được lập theo mẫu chuẩn, đúng loại hóa đơn GTGT.
Có mã xác thực từ Tổng cục Thuế.
Thông tin bên bán – bên mua chính xác (mã số thuế, địa chỉ, tên doanh nghiệp…).
Hàng hóa, dịch vụ phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Có hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu (nếu có).
Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào
Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn khống. Nếu không có giao dịch thật, sử dụng hóa đơn sẽ bị coi là gian lận thuế.
Không nên dùng hóa đơn của các công ty “ma”, doanh nghiệp không còn hoạt động.
Nên kiểm tra hóa đơn tại cổng thông tin của cơ quan thuế:
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Quy trình bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp
Bước 1: Rà soát chi phí chưa có hóa đơn
Kế toán lập danh sách các khoản chi phí cần bổ sung hóa đơn.
Xác định các khoản này có phục vụ hoạt động kinh doanh không.
Bước 2: Liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ hợp lệ
Tìm đối tác uy tín, có pháp lý rõ ràng.
Ký hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ.
Bước 3: Thanh toán & nhận hóa đơn điện tử
Thanh toán qua ngân hàng để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Nhận hóa đơn điện tử có mã xác thực và lưu trữ đúng cách.
Bước 4: Hạch toán kế toán & kê khai thuế
Ghi nhận hóa đơn vào phần mềm kế toán.
Kê khai trong kỳ thuế phù hợp hoặc kê khai bổ sung (nếu hóa đơn cũ).
Dịch vụ hỗ trợ bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp
Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ bổ sung hóa đơn đầu vào, đặc biệt cho:
Doanh nghiệp nhỏ, startup không có kế toán nội bộ.
Doanh nghiệp cần bổ sung gấp trước kỳ quyết toán thuế.
Các công ty cần tối ưu thuế GTGT hợp pháp.
⚠️ Hãy chọn đơn vị uy tín, có pháp nhân rõ ràng, cam kết giao dịch thật – hóa đơn thật – không rủi ro pháp lý.
Câu hỏi thường gặp khi bổ sung hóa đơn đầu vào
❓ Bổ sung hóa đơn cũ có bị phạt không?
➡ Không. Theo quy định hiện hành, bạn được phép kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào cũ nếu chưa khai trước đó và doanh nghiệp vẫn hoạt động.
❓ Có được khấu trừ thuế GTGT nếu bổ sung hóa đơn sau hạn?
➡ Có. Miễn là hóa đơn hợp lệ và chưa từng kê khai trước đó.
❓ Dịch vụ bổ sung hóa đơn đầu vào có hợp pháp không?
➡ Có, nếu đơn vị cung cấp là công ty thật, có hợp đồng, hóa đơn điện tử chuẩn và giao dịch thực tế.
Kết luận
Bổ sung hóa đơn đầu vào hợp pháp là giải pháp cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ kế toán, tối ưu chi phí và thuế, đồng thời tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Tuy nhiên, việc này cần thực hiện đúng quy định, minh bạch và hợp pháp, tuyệt đối không sử dụng hóa đơn khống hoặc hóa đơn không rõ nguồn gốc.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc bổ sung hóa đơn, hãy tìm đến đơn vị tư vấn kế toán – thuế uy tín để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.
Đọc thêm: Tại đây
Tra cứu: Tại đây
